Souvera Mailarchief
E-mailarchivering die standhoudt in de rechtszaal
Het Souvera Mailarchief legt uw volledige e-mailcommunicatie fraudebestendig vast: onveranderbaar opgeslagen, GoBD-conform bewaard en binnen enkele seconden doorzoekbaar: geheel binnen uw eigen, geïsoleerde workspace-omgeving in Duitsland.
- GoBD-conforme archivering
- Onveranderbare opslag (WORM)
- Wettelijke bewaartermijnen
- AVG-conform in Duitsland
Wat het archief kan
Alles wat rechtszekerheid vereist
Een rechtszeker mailarchief moet volledig, onveranderbaar en traceerbaar zijn: het Souvera Mailarchief voldoet aan al deze eisen.
Onveranderbare opslag
Na archivering kan geen enkel bericht meer worden gewijzigd of verwijderd: ook niet door beheerders. Het WORM-principe (Write Once, Read Many) beschermt het volledige archief.
Volledige vastlegging
Alle inkomende en uitgaande berichten worden automatisch en volledig vastgelegd: niets gaat verloren, geen hiaten voor controleurs.
Wettelijke bewaartermijnen
Het archief beheert de wettelijke bewaartermijnen uit handels- en belastingrecht: van zes jaar voor handelscorrespondentie tot tien jaar voor boekingsstukken en facturen.
Full-text zoeken in het hele archief
Afzender, ontvanger, onderwerp, inhoud en bijlagen: de zoekopdracht vindt elk gearchiveerd bericht binnen enkele seconden: ook jaren na opslag.
Traceerbaar audittrail
Elke toegang tot het archief wordt zonder hiaten gelogd: wie heeft welk bericht wanneer ingezien? Bij geschillen telt traceerbaarheid.
Export voor instanties & controles
Machineleesbare exporten voor belastingcontroles en instanties zijn met één klik beschikbaar: zonder externe hulpmiddelen.
Gebouwd op Duits en Europees recht
Het mailarchief is ontworpen voor de eisen van GoBD en GoBS en voldoet aan de bewaarplichten uit handels- en belastingrecht: gehost in Duitsland, buiten het bereik van de US CLOUD Act.
GoBD & GoBS
Uitgangspunten van geordende boekhouding en IT-systemen: volledig, traceerbaar en onveranderbaar.
§ 147 AO · 10 jaar
Bewaarplicht voor boekingsstukken, facturen en zakelijke documenten onder Duits belastingrecht.
§ 257 HGB · 6 jaar
Bewaarplicht voor handels- en zakelijke correspondentie: vanaf het einde van het betreffende boekjaar.
Bewijskracht
Fraudebestendige opslag creëert betrouwbare documentatie voor belastingcontroles en juridische geschillen.
AVG-conform
Alle gegevens liggen in Duitse datacenters: geen doorgifte buiten de EU, bewaring alleen zolang wettelijk vereist.
Onafhankelijk van de US CLOUD Act
Uw archief valt onder Duits en Europees recht: niet onder toegang door Amerikaanse autoriteiten.
Zo werkt het
Fraudebestendig via Merkle-chain
De GoBD-conforme auditveiligheid van het Souvera Mailarchief berust op een cryptografisch proces: eenvoudig van principe, onbreekbaar in de praktijk. Zo worden dagelijkse e-mails een vervalsingsbestendige archiefketen.
Chain – de keten
Elke dag worden alle gearchiveerde e-mails in een wiskundig blok verpakt. De hash (vingerafdruk) van het blok van gisteren vloeit in het blok van vandaag: een onbreekbare keten. Geen enkele e-mail kan achteraf worden gewijzigd zonder alle volgende blokken ongeldig te maken.
Sealing – de verzegeling
Eenmaal per dag wordt de chain automatisch verzegeld: het dagblok is dan onveranderlijk vastgelegd. Vóór de verzegeling zijn de e-mails van vandaag nog in flight: daarna voor altijd vastgelegd.
Public Key – de getuige
Elke verzegeling wordt ondertekend met een Ed25519-sleutelpaar. De public key is openbaar inzichtelijk: iedereen kan controleren of een dagblok werkelijk door de archive-agent is verzegeld. De private key blijft geheim.
De archive-agent draait automatisch op de achtergrond: geen handmatige tussenkomst nodig.
Diep geïntegreerd
Eén archief, onderdeel van de workspace
Het mailarchief is geen extern systeem, maar een vast onderdeel van uw workspace: net als e-mail, bestanden en agenda.
Archiveren direct vanuit Souvera Mail
Berichten kunnen direct vanuit de mailclient in het archief worden opgenomen: zonder tweede programma, zonder tweede login.
Eigen mailserver per instantie
Het archief bevindt zich in uw eigen, strikt geïsoleerde omgeving: gescheiden van alle andere klanten.
Eén login voor alles
Net als de hele workspace werkt ook het archief met uw vertrouwde Souvera-toegang.
Rechtszeker archiveren. Zonder compromissen.
Ontdek in een persoonlijk gesprek hoe het Souvera Mailarchief aan uw bewaarplichten voldoet.